Privacy policy

Last updated: 26 October 2026

CrewJournal is a personal flight logbook for airline crews. This policy explains which data the CrewJournal app and this website process, why, and what your rights are. In short: your logbook is visible only to you, nothing is sold or shared for advertising, and you can delete everything at any time.

Legal notice and responsible party

Gregory Muller
Erdberger Lände 36
1030 Vienna, Austria
E-mail: hello@crewjournal.com

What the app stores

Data	Why
Sign in with Apple	You sign in with your Apple ID; there is no password. Apple gives us a user ID that is the same on all your devices, so your logbook is synced, and an e-mail address, which you can hide with Apple’s “Hide My Email”. Apple may also pass on your name once, which the app only uses to prefill your profile.
Profile: name, crew code, staff number, airline, home base	To recognise you in crew lists and to prefill flight numbers. A crew code or a staff number is needed; everything else is optional.
Trips: dates, flight numbers, airports, times, aircraft type	This is your logbook.
Crew lists: names, crew codes, staff numbers and ranks of colleagues, as shown in your own roster	So you can look up who you have flown with. Crew lists are stored only in your account and are never shown to anyone else or matched across users.
Number of scans per day	To protect the reading service from misuse (daily limit).

The legal basis is the performance of our agreement with you when you use the app (Art. 6(1)(b) GDPR). Crew lists of colleagues are processed on the basis of our and your legitimate interest in keeping a complete personal logbook (Art. 6(1)(f) GDPR); they never leave your account.

Screenshots and PDFs

When you add a trip, the screenshots or PDF you select are sent encrypted to our reading service. It uses Claude, an AI model by Anthropic PBC (USA), to recognise flights and crew and returns the result to your device. CrewJournal does not store the images. Anthropic processes them on our behalf only to provide the result and does not use them to train its models. Please only add documents that belong to you.

Service providers

Supabase (Supabase Inc.) – database, sign-in and the reading service. Your data is stored in the EU (Ireland).
Anthropic (Anthropic PBC, USA) – reading screenshots and PDFs, see above.
Expo (650 Industries Inc., USA) – delivers app updates. When the app checks for an update, Expo receives technical data such as your IP address and app version.
Apple – Sign in with Apple and distribution through the App Store and TestFlight, under Apple’s own privacy policy.
GitHub (GitHub Inc., USA) – hosts this website and may log your IP address for security.

All providers act on our instructions under data processing agreements. Transfers to the USA are based on the EU–US Data Privacy Framework or the EU Standard Contractual Clauses.

What we do not do

No advertising, no tracking, no analytics tools, neither in the app nor on this website.
No selling or sharing of your data with your airline, colleagues or third parties.
No cookies on this website. Only your language choice is remembered in your browser.

How long data is kept

Your data is kept as long as you have an account. In the app, Profile › Delete account and all data deletes your account, profile, trips and scan counts immediately and permanently, on all devices. You can also ask us by e-mail to do this for you.

Your rights

You have the right to access, rectify, delete and port your data, to restrict or object to its processing, and to complain to a supervisory authority – in Austria the Datenschutzbehörde (dsb.gv.at). To exercise your rights, write to hello@crewjournal.com.

Age

CrewJournal is intended for working airline crew members and not for children.

Changes

If this policy changes, the new version is published on this page with a new date.

Datenschutzerklärung

Stand: 26. Oktober 2026

CrewJournal ist ein persönliches Flugbuch für Airline-Crews. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die CrewJournal-App und diese Website verarbeiten, wozu, und welche Rechte du hast. Kurz gesagt: Dein Logbuch ist nur für dich sichtbar, nichts wird verkauft oder für Werbung weitergegeben, und du kannst jederzeit alles löschen.

Impressum und Verantwortlicher

Gregory Muller
Erdberger Lände 36
1030 Wien, Österreich
E-Mail: hello@crewjournal.com

Was die App speichert

Daten	Wozu
Mit Apple anmelden	Du meldest dich mit deiner Apple-ID an, ein Passwort gibt es nicht. Apple übermittelt uns eine Nutzer-ID, die auf all deinen Geräten gleich ist, damit dein Logbuch synchronisiert wird, und eine E-Mail-Adresse, die du mit „E-Mail-Adresse verbergen“ verbergen kannst. Einmalig kann Apple auch deinen Namen übermitteln; die App nutzt ihn nur, um dein Profil vorauszufüllen.
Profil: Name, Crew-Code, Personalnummer, Airline, Homebase	Um dich in Crewlisten zu erkennen und Flugnummern vorauszufüllen. Nötig ist ein Crew-Code oder eine Personalnummer, alles andere ist freiwillig.
Rotationen: Daten, Flugnummern, Flughäfen, Zeiten, Flugzeugtyp	Das ist dein Logbuch.
Crewlisten: Namen, Crew-Codes, Personalnummern und Ränge von Kolleginnen und Kollegen, wie sie in deinem eigenen Dienstplan stehen	Damit du nachsehen kannst, mit wem du geflogen bist. Crewlisten werden nur in deinem Konto gespeichert, niemandem sonst angezeigt und nicht zwischen Nutzern abgeglichen.
Anzahl Scans pro Tag	Zum Schutz des Lesedienstes vor Missbrauch (Tageslimit).

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir, wenn du die App nutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Crewlisten von Kolleginnen und Kollegen werden auf Grundlage des berechtigten Interesses an einem vollständigen persönlichen Logbuch verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); sie verlassen dein Konto nie.

Screenshots und PDFs

Wenn du eine Rotation hinzufügst, werden die ausgewählten Screenshots oder das PDF verschlüsselt an unseren Lesedienst geschickt. Dieser nutzt Claude, ein KI-Modell von Anthropic PBC (USA), um Flüge und Crew zu erkennen, und schickt das Ergebnis an dein Gerät zurück. CrewJournal speichert die Bilder nicht. Anthropic verarbeitet sie in unserem Auftrag nur, um das Ergebnis zu liefern, und verwendet sie nicht zum Trainieren seiner Modelle. Bitte füge nur Dokumente hinzu, die dir gehören.

Dienstleister

Supabase (Supabase Inc.) – Datenbank, Anmeldung und Lesedienst. Deine Daten liegen in der EU (Irland).
Anthropic (Anthropic PBC, USA) – Lesen von Screenshots und PDFs, siehe oben.
Expo (650 Industries Inc., USA) – liefert App-Updates aus. Wenn die App nach Updates sucht, erhält Expo technische Daten wie IP-Adresse und App-Version.
Apple – „Mit Apple anmelden“ sowie Vertrieb über App Store und TestFlight, nach Apples eigener Datenschutzerklärung.
GitHub (GitHub Inc., USA) – hostet diese Website und kann aus Sicherheitsgründen IP-Adressen protokollieren.

Alle Dienstleister handeln nach unseren Weisungen auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder die EU-Standardvertragsklauseln.

Was wir nicht tun

Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse-Tools – weder in der App noch auf dieser Website.
Kein Verkauf und keine Weitergabe deiner Daten an deine Airline, Kollegen oder Dritte.
Keine Cookies auf dieser Website. Nur deine Sprachwahl wird in deinem Browser gespeichert.

Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert, solange du ein Konto hast. In der App löscht Profil › Konto und alle Daten löschen dein Konto, Profil, alle Rotationen und Scan-Zähler sofort und endgültig, auf allen Geräten. Du kannst uns auch per E-Mail bitten, das für dich zu erledigen.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit, auf Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – in Österreich bei der Datenschutzbehörde (dsb.gv.at). Schreib uns dafür an hello@crewjournal.com.

Alter

CrewJournal richtet sich an berufstätige Crewmitglieder und nicht an Kinder.

Änderungen

Ändert sich diese Erklärung, wird die neue Fassung mit neuem Datum auf dieser Seite veröffentlicht.